Tài liệu hướng dẫn triển khai giải pháp quản lý bán hàng

Tài liệu hướng dẫn triển khai phần mềm quản lý bán hàng

Phần I: Khai báo ban đầu

1. Thông tin kho hàng: quy định tất cả phiếu nhập kho, chuyển kho, xuất kho phải được lưu trữ và chuyển người quản lý kiểm soát.

2. Thông tin hàng hóa: nhóm hàng, hàng hóa chi tiết (có thể nhập từ file excel).

3. Thông tin giá cả: bán lẻ, bán sỉ.

4. Thông tin khách hàng: nhóm khách hàng, khách hàng chi tiết (có thể nhập từ file excel).

5. Thông tin đối tác: nhà cung cấp.

6. Thông tin nhân viên: bộ phận, nhân viên chi tiết.

7. Danh mục phí (Vd: tiền lương, điện, văn phòng phẩm, vận chuyển …).

8. Danh mục thuế (Vd: 10%, 5%, 0%).

9. Thông tin thẻ VIP.

10. Khai báo thông tin đầu kỳ.

11. Thông tin công ty (cửa hàng, trung tâm)

12. Tạo người dùng và phân quyền: bộ phận kế toán bán hàng, bộ phận kinh doanh, bộ phận kho, bộ phận quản lý.

Minh họa: Niềm vui thành công khi triển khai phần mềm quản lý

Phần II: Quy trình tác nghiệp

II.1: Quy trình Mua hàng - Nhập kho – Chuyển kho – Xuất kho

Bước 1: Mua hàng & nhập kho

1.1 Lập đơn mua hàng

1.2 Lập Hóa đơn mua hàng phần mềm sẽ hiểu hàng được nhập kho.

1.3 Lập Phiếu chi tiền thực tế cho nhà cung cấp.

Bước 2: Chuyển kho, xuất kho.

Quy định: tất cả phải có phiếu rõ ràng với chữ ký xác nhận của nhân viên phụ trách.

Yêu cầu bộ phận kho trung tâm đề xuất số lượng hàng hóa cần phải có trong kho mỗi buổi sáng.

Đối với sản phẩm được khách hàng đặt cọc sẽ được theo dõi bằng sổ tay.

II.2: Quy trình tác nghiệp bán hàng.

Bước 1: Nv bán hàng tư vấn khách hàng, ghi đơn hàng cho khách hàng. (Nv bán hàng có thể xem báo cáo kho hàng để biết hàng hóa có còn trong kho không).

Bước 2: Nv bán hàng chuyển thông tin đơn hàng cho bộ phận kế toán bán hàng.

Bước 3: Kế toán bán hàng nhập đơn hàng vào máy tính và cho in ấn 3 liên Phiếu thanh toán, một liên là máy in bộ phận kho hàng để xuất hàng, một liên gửi cho khách hàng (có đóng dấu “đã thanh toán”) và 1 bên dành cho bên kiểm hóa. Thu tiền khách hàng và nhấn lưu đơn hàng.

Trường hợp bán sỉ quy trình tác nghiệp trong phần mềm như sau: Người phụ trách bán sỉ:

1. Lập đơn đặt hàng chuyển quản lý xem và duyệt (nếu có).

2. Lập hóa đơn bán sỉ (phần mềm trừ kho hàng, tăng công nợ).

3. Lập phiếu thu tiền lần đầu, để phần mềm tính toán công nợ.

Bước 4: Bộ phận kho khi thấy máy in ra Phiếu thanh toán, vào kho lấy hàng hóa và kiểm tra hàng hóa đúng chuẩn trước khi xuất cho khách hàng. Nhân viên kho đưa hàng đến khu vực xuất hàng cho khách. Khi khách hàng đưa Phiếu thanh toán nhân viên kiểm hóa đối chiếu và xuất hàng cho khách hàng, viết phiếu bảo hành cho khách hàng (nếu có), nhân viên kho trả lại khách hàng Phiếu thanh toán, để khách lưu lại.

Trường hợp đặc biệt:

Khách hàng trả lại hàng: thực hiện Hàng bán trả lại (phần mềm sẽ hiểu cộng thêm vào kho hàng và phát sinh công nợ phải trả); tiếp theo Lập phiếu chi tiền cho Hàng bán trả lại cho khách hàng.